Ma boîte à outils de chef de projet MOA / MOE

Conduire un projet, qu'il s'agisse de web, de web-to-print, de SaaS ou tout autre projet informatique, est une tâche de longue haleine… Cela demande de la rigueur, du suivi et une vision à long terme. Les outils informatiques sont là pour aider le (ou la) chef de projet à mener à bien son entreprise ; toutefois, tous ne se valent pas, et mal utilisés, ils peuvent faire perdre plus de temps que ce qu'ils en feront gagner.

Je voulais donc partager avec vous les fruits de ma propre expérience, en vous livrant les outils que j'utilise quotidiennement pour réaliser de la conduite de projet :

• Merlin (Mac) ou GanttProject (PC/Mac/Linux) : qui dit projet informatique dit ressources, roadmap, planning, budgets... tous ces aspects étant imbriqués les uns dans les autres. Après plusieurs années passées à tester différentes solutions, je dois dire qu'aujourd'hui, mon compagnon quotidien s'appelle Merlin. C'est un logiciel de planification de projet, dans lequel vous pouvez définir des tâches, allouer des ressources, placer des jalons et des évènements dans votre planning. Mais Merlin va plus loin que la simple planification : vous pouvez suivre l'avancée de vos travaux, générer des rapports personnalisés pour savoir où en sont vos équipes, détecter les pics d'activité, calculer le coût de vos travaux. C'est un must !! Malheureusement, il n'existe que sous Mac. En alternative, je conseillerai le libre GanttProject, qui fait un peu pareil, mais de façon plus “rugueuse”. A signaler également, sous Windows, OpenWorkBench.
• Trac : lorsqu'on conduit un projet informatique, il faut assigner des tâches à plusieurs personnes, procéder à des tests, faire remonter des bugs par priorité, spécifier des évolutions fonctionnelles. A ce stade, le simple e-mail ne suffit plus : les messages se perdent et leur suivi relève de la mission impossible. Il faut donc utiliser une plateforme de gestion de projet : depuis plusieurs années, j'utilise Trac (libre et gratuit), qui permet via un système de tickets de définir des tâches, relever des bugs ou proposer des améliorations. Chaque ticket pourra être assigné à un utilisateur, avec un degré de priorité variable et si nécessaire, un regroupement au sein d'un lot qui correspond, par exemple, à une étape de votre roadmap. C'est le complément idéal de Merlin pour effectuer des recettes, spécifier des fonctionnalités ou faire du bug tracking. Un peu rugueux de prime abord, Trac est un service très performant au quotidien, et idéal pour animer à peu de frais une équipe projet. Dans le même genre, vous trouvez également Pivotal Tracker, Jira, RedMine, 5pm, qui ne sont pas tous gratuits.
• Adobe ConnectNow, GTalk et Skype : à titre personnel, je travaille beaucoup à distance. Cela implique d'échanger régulièrement avec des collègues distants, pour des réunions ou des points sur des aspects du projet. Il faut donc pouvoir communiquer, échanger et partager des écrans. J'utilise donc Gtalk et Skype pour le tchat et Adobe ConnectNow pour la visioconférence. Tout simplement le service le plus simple et le plus efficace que j'ai testé dans ce domaine : on peut partager un écran, faire de la vidéoconférence, prendre le contrôle d'une machine à distance... et c'est gratuit jusqu'à 3 participants !
• Google Docs et Google Agenda : au-delà des tickets et des roadmaps sophistiquées, conduire un projet nécessite de produire beaucoup d'écrits (compte-rendus, spécifications, ...). Et également, de partager des évènements, pour faire circuler l'information. Dans ce domaine, je n'ai rien trouvé de mieux que les GoogleDocs et Google Agenda. Certes, en fonctionnalités, on est loin de ce que proposent les traitements de texte de bureau. Mais au final, GoogleDocs propose le strict essentiel : avec une énorme cerise sur le gâteau, à savoir le collaboratif. Le fait que plusieurs personnes puissent interagir à distance sur le même document est tout simplement fantastique. Cela permet de construire rapidement des documents à plusieurs mains, en raccourcissant les circuits d'échange. Idem pour le calendrier partagé : tout le monde y a accès, chacun peut y déposer des évènements, c'est top pour faire circuler l'information tout en la maîtrisant. 
• Jing : dans un projet informatique, on passe son temps à commenter des captures d'écran. Soit pour signaler des bugs, soit pour suggérer des évolutions fonctionnelles. Il est un petit utilitaire gratuit qui est toujours ouvert sur mon Mac, c'est JING : en 2 clics, vous pouvez faire des captures d'écran statiques ou animées. Simple, efficace et rapide. Indispensable !
• Enfin, pour ceux qui sont fanas de la méthode Scrum, je ne saurais que trop conseiller ScrumDesk (gratuit jusqu'à 5 utilisateurs) qui est une sorte de couteau suisse.

Bien sûr, en parallèle de la spécification des fonctionnalités, il faut tracer des interfaces utilisateurs : dessiner des wireframes, concevoir des interfaces… mais là, c'est un autre sujet, et je vous invite à consulter le post que j'y avais consacré au mois d'octobre.

Bonne conduite de projet !