L'intranet est mort. Vive les RSE, le DAM et les outils métiers

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Dans les entreprises, les intranets sont souvent des projets morts-nés qui engloutissent une quantité de temps incroyable pour un bénéfice relativement faible. La raison de cet échec ? Personnellement, j'en vois plusieurs. Un manque de réactivité, de spontanéité et de "temps réel". Mais aussi parce qu'ils sont souvent détournés de leur usage initial pour servir un peu à tout, beaucoup à n'importe quoi... Stockage de fichiers, mais sans gestion des mises à jour et des dates d'expiration. Carnets d'adresse centralisé, trop souvent obsolète... En conclusion, les intranets sont aujourd'hui dépassés, en retard par rapport aux autres outils auxquels leurs utilisateurs sont habitués.

Alors, par quoi peut-on remplacer un bon vieil intranet ? Il existe un trio magique pour rebooster votre communication interne :

  1. le RSE, réseau social d'entreprise : il s'agit d'une plateforme sociale interne à l'entreprise, un espace collaboratif au sein duquel les collaborateurs peuvent poster des messages, échanger des contenus, partager des informations...Il est possible de créer des groupes d'échanges thématiques, autour d'un projet ou d'un service, ou des espaces transverses. Au début, on peut aisément se dire que c'est un gadget. Mais en conduisant une réflexion approfondie sur les usages, on se rend rapidement compte qu'un RSE peut pallier efficacement le tsunami d'e-mails qui envahissent chaque matin nos boîtes aux lettres, en offrant un meilleur suivi et une réactivité accrue. Les RSE les plus connus sont Yammer, Jamespot, CampFire et... Google+. Plus d'infos ici...
  2. le DAM : le RSE, c'est bien pour échanger, dialoguer, collaborer et partager... Mais vu la quantité de données stockées et produites par les entreprises, il faut des outils dédiés à la gestion du patrimoine numérique. Pour stocker les données, mais surtout pour les trouver facilement. Un asset, c'est juste un fichier (quelqu'il soit) que l'on rend intelligent en y associant des métadonnées et un mode de classement qui feront qu'il va devenir simple à utiliser, à trouver et à faire vivre. Votre D.A.M. va ainsi devenir le recueil centralisé de tout votre patrimoine documentaire, qu'il s'agisse de supports destinés aux clients comme de documents à usage interne, quelque soit les formats : vidéos, audio, images, traitements de texte, tableurs, diaporamas... Un must-have à l'heure du Big Data
  3. les outils métiers : pourquoi imposer un éditeur de texte web à des utilisateurs qui travaillent la majorité du temps sous Word ? Pourquoi demander à des graphistes qui ont le nez collé à Indesign et Photoshop d'utiliser des logiciels complexes qu'ils auront du mal à maîtriser ? Pourquoi exiger des commerciaux qu'ils utilisent autre chose que PowerPoint pour faire leurs présentations client ? Après tout, chaque métier dispose d'outils adaptés, et il ne sert à rien de tenter de les contourner. La tendance actuelle consiste plutôt à enrichir les logiciels courants de fonctionnalités nouvelles, destinées à améliorer ou à faciliter l'expérience des utilisateurs. Par exemple, plutôt qu'un D.A.M. full-web, proposez un plugin Indesign ou un add-on Powerpoint pour que chaque utilisateur puisse trouver des assets de façon maîtrisée sans quitter l'interface de son logiciel préféré. Ou proposer un plugin Word qui permette de "pousser" des contenus structurés vers un CMS. Ce sera bien plus efficace que des outils trop fermés... et vous emporterez une bien meilleure adhésion des utilisateurs.